أصحاب الأعمال في العصر الجديد يعرفون أن “الوقت” الذهبي ثمين وقيم للغاية! بغض النظر عن مدى محاولة الرؤساء التنفيذيين الاستعانة بمصادر خارجية للمهام، وتقسيم العمل بين الموظفين، وحتى زيادة عدد الموظفين، فإن الاستمرار في القيام بالمهام الروتينية مثل إعداد المقترحات، وتقديم المقترحات، والاجتماع مع العملاء يجعل اليوم أقصر من أي وقت مضى. ما عليك سوى إضافة متابعات البريد الإلكتروني والتعامل مع طلبات الموظفين إلى هذه القائمة الطويلة. الأخبار السيئة هي عندما تريد إحدى المؤسسات الالتزام بالطرق القديمة في هذا الجنون من الأخبار والخدمات عبر الإنترنت وبرامج إدارة المشاريع. أو عند حدوث مشكلة كبيرة، مثل فقدان قاعدة بيانات العملاء والاضطرار إلى إيجاد حل لاستبدالها؛ الأضرار التي تكلف في بعض الأحيان حياة وكرامة العمل!
جميع الشروط المذكورة أعلاه خاصة بالمؤسسات غير الرشيقة والتقليدية التي ليس لديها حل وسط مع التكنولوجيا. هذه المنظمة غارقة في الكثير من الأعمال الورقية والعمليات الطويلة والمتكررة، ومسار أنشطتها غير معروف بسبب الفوضى. هل المنظمة الموصوفة مألوفة بالنسبة لك؟ هل أنت مدير مثل هذا العمل؟
والخبر السار هو أن هناك طريقة للخروج من هذا الوضع. لقد تم اختراع الكثير من تطبيقات وبرامج SaaS (البرمجيات كخدمة) لهذا الغرض لمساعدتك على تقليل عبء العمل في منصب الإدارة، والتأكد من أن الأمور تسير على ما يرام وتقليل معدل الخطأ في النظام التنظيمي. نوضح في هذا المقال فوائد التحول إلى الإدارة الرقمية وأمثلة للتطبيقات البرمجية في مجالات العمل المختلفة للمديرين.
فوائد استخدام الأدوات الرقمية لمديري الأعمال
ربما لا تزال لديك شكوك حول فائدة استخدام الأدوات الرقمية: على سبيل المثال، تسأل نفسك، “هل إنفاق المال لشراء هذه الأدوات منطقي من الناحية الاقتصادية؟”، “هل تدريب القوى العاملة على تعلم كيفية العمل مع هذه الأنظمة، يعود بالنفع على” الاستثمار هل سيكون مصحوبا؟ و”هل استخدام الأدوات الرقمية ضروري حقًا لعملي؟”
إذا كنت لا تزال مترددًا بشأن الانضمام إلى صفوف المديرين الرقميين، نقترح عليك إلقاء نظرة على الأسباب أدناه.
توفير الوقت والمال
كمدير لمجمع أعمال، ما هو السيناريو الذي يعجبك أكثر؟ هل تقضي الوقت في القيام بالمهام الروتينية التي تستغرق وقتًا طويلاً مثل إدخال البيانات وكتابة الفواتير يدويًا، أو قضاء الوقت في حضور الفعاليات في مجال نشاطك وتوسيع نطاق عملك وتحديد أسواق جديدة تحتاج إلى خدماتك ومنتجاتك؟
تنطبق نفس المشكلة على توفير تكاليف الأعمال. على سبيل المثال، لنفترض أنك قررت استخدام برنامج CRM. بالمقارنة مع التكاليف المتفرقة التي تتكبدها لاكتساب عميل جديد أو الاحتفاظ بعميل حالي، فإن التكلفة لمرة واحدة لتنفيذ إدارة علاقات العملاء توفر وفورات هائلة على مر السنين. مثال آخر هو استخدام برامج إدارة المشاريع، مما يخلق ترتيبًا كبيرًا في تصنيف المهام وتعيينها وتتبع العمل.
راحة البال فيما يتعلق بسلامة أصول الشركة (مثل البيانات)
بعض الأمثلة على أصول الشركة غير النقدية هي: قواعد بيانات العملاء، والمستندات المالية (الإيصالات والمدفوعات)، والعقود، وأي معلومات ترتبط بطريقة أو بأخرى بعملياتك أو تساعد في تسهيلها. إن تسجيل البيانات والاحتفاظ بها في برنامج خاص سوف يريحك بشكل كبير من خطر فقدانها. ولكن إذا واصلت الطريقة التقليدية لتسجيل الورق وتصنيفه في Zonken، فمن الممكن أن يضيع كل شيء بين عشية وضحاها أثناء حادث غير متوقع، مثل الحريق!
توفير إمكانية العمل عبر الإنترنت وعن بعد
بعد انتشار كورونا تغيرت بيئة العمل كثيراً على المستوى العالمي. أصبح العمل عن بعد والتواجد بدوام جزئي في مكان العمل أمرًا شائعًا كما كان في الماضي، حيث أدركت الشركات إمكانية استخدام الإنترنت ومساحات العمل عبر الإنترنت لتطوير المشاريع وحتى العثور على وظائف تعاونية عبر المياه. طبيعة هذه الأدوات والبرامج هي أنه فقط من خلال الاتصال بالإنترنت والحصول على عنوان بريد إلكتروني وتعيين كلمة مرور، يستطيع الموظفون والمديرون الاتصال من مواقع جغرافية مختلفة وتنفيذ عملهم. تتوفر معظم هذه الأدوات كبرنامج كخدمة (SaaS). يمكن للمديرين دفع الرسوم اللازمة لاستخدام البرنامج فقط مقابل الميزات التي تناسب ظروف عملهم.
عرض صورة احترافية وحديثة للأعمال
لنكن صادقين! قليل من رجال الأعمال على استعداد لبيع رؤوس أموالهم وثقتهم بالمزاد العلني بحجة التعاون مع شركات الأخشاب التقليدية! وحتى لو تمت الشراكة، فمن غير المستبعد ألا تصل إلى النتائج المتوقعة من الطرفين أو أنها ستواجه مشاكل كثيرة في منتصف الطريق. في سوق الأعمال اليوم، لا تتنافس الشركات بالضرورة مع بعضها البعض، ولكن في كثير من الحالات لديها مصالح مشتركة يمكن تحقيقها من خلال التآزر.
أحد متطلبات الاعتراف بك كشركة حديثة هو أن تتضمن تفاعلاتك وعملياتك ما يعادل العالم الرقمي.
أمثلة على الأدوات الرقمية للمديرين وتطبيقاتها
بالنظر إلى الفوائد التي ذكرناها لاستخدام الأدوات الرقمية، فمن المحتمل أنك توصلت إلى نتيجة مفادها أنه من المنطقي لشركتك أن تختار أدوات التكنولوجيا وتستخدمها بحكمة. والآن نقدم أمثلة على هذه الأدوات والبرامج:
- أدوات إدارة المشاريع
لبرامج إدارة المشاريع العديد من الاستخدامات، ولكنها مفيدة بشكل خاص عندما تريد إدارة عدة مشاريع في نفس الوقت. في الأساس، تم تصميم هذه الأدوات بحيث يمكنك بسهولة تتبع أنشطتك ومواعيدك ومواعيدك النهائية رقميًا وإضافة أعضاء الفريق وتحديد سير العمل الذي يمكن للجميع الوصول إليه.
يتمتع هذا البرنامج بالقدرة على إرسال تذكيرات تلقائية للمهام والأحداث القادمة، مع تحديد تفاصيل مثل متى وأين سيتم عقد الاجتماع التالي. يعد Trello من بين الاقتراحات المعروفة أيضًا في إيران. كما تم الترحيب بالنسخة الإيرانية من تاسكولو من قبل المستخدمين المحليين.
- أدوات التوقيع الإلكتروني
لنفترض أنه بعد العديد من الجهود والمفاوضات، حان الوقت الآن لتوقيع اتفاقية التعاون. إذا كانت المسافة الجغرافية بينك وبين العميل كبيرة بحيث تحتاج إلى تحمل عناء شراء تذاكر الطائرة والسفر لعمل توقيع صغير؛ حان الوقت للتفكير في استخدام أدوات التوقيع الإلكتروني. تكون هذه الأدوات مفيدة بشكل خاص عندما تحتاج أنت وشخص آخر (أو عدة أشخاص معًا) إلى توقيع مستند أو عقد. ما عليك سوى تحميل المستند ذي الصلة وإضافة عنوان البريد الإلكتروني للموقعين ثم استلام المستند الموقع في بريدك الإلكتروني. تتمتع معظم أدوات التوقيع الإلكتروني بالقدرة على تحديد تواريخ استحقاق التوقيع وتعيين تذكيرات تلقائية للأطراف. بالإضافة إلى ذلك، تعد أدوات التوقيع الإلكتروني خيارًا غير ورقي وصديق للبيئة نظرًا لطبيعتها عبر الإنترنت.
يعد DocuSign أحد أفضل أدوات التوقيع الإلكتروني وأكثرها شعبية. الأمثلة المحلية هي ParsKey وVinSign.
- التسويق عبر البريد الإلكتروني
تساعدك أنظمة التسويق عبر البريد الإلكتروني على إبلاغ المشتركين لديك بسرعة وسهولة بآخر الأحداث في عملك أو إرسالهم إذا كان لديك عروض أو عروض ترويجية خاصة. وبغض النظر عن هذا، وبما أن النشرة الإخبارية عبر البريد الإلكتروني هي إحدى ضروريات كل شركة هذه الأيام للتواصل مع العملاء وتوسيع قاعدة عملائها؛ باستخدام برامج التسويق عبر البريد الإلكتروني، يمكنك تخصيص رسائلك الإخبارية الخاصة بالإنتاج استنادًا إلى شبكات التواصل الاجتماعي المختلفة.
من بين أقدم برامج التسويق عبر البريد الإلكتروني وأكثرها شهرة هو MailChimp. وتعد نجوى وملزيلا من بين الخدمات الإيرانية المماثلة.
- برنامج إدارة علاقات العملاء
يعد برنامج CRM، أو إدارة علاقات العملاء، أداة عمل أساسية للشركات الصغيرة والكبيرة. تم تصميم البرنامج المذكور بطريقة تمكنك من تتبع وإدارة وقياس جميع نقاط الاتصال والتواصل مع العملاء. على سبيل المثال، إذا قمت بإعداد هذا البرنامج، ففي كل مرة ترسل فيها بريدًا إلكترونيًا، ستعرف النسبة المئوية للعملاء الذين استلموا رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك وفتحوها وقراءتها، أو من زار موقعك.
يقوم نظام CRM بتحليل البيانات المجمعة لمعرفة مستوى التواصل مع عملائك واقتراح خطوات التفاعل التالية. يعد Hubspot CRM أحد أكثر أنظمة إدارة علاقات العملاء فائدة وشهرة. كما دخلت CRM Didar وPars Vitaiger وPayamgostar وEverest والعديد من CRMs الإيرانية الأخرى إلى السوق في العقود الأخيرة.
- برامج إدارة الموارد البشرية
نحن نعلم أن عددًا قليلاً من الشركات الصغيرة يمكنها تحمل تكلفة تعيين مدير موارد بشرية بدوام كامل أو حتى بدوام جزئي. في هذه الأثناء، هل يجب عليك مراقبة عمليات التوظيف والاختيار والترقية والرواتب بنفسك؟ بدون معني! بدءًا من جدولة الرواتب وتحويل العمل إلى توزيع إعلانات الشركة المهمة، فإن برنامج إدارة الموارد البشرية سيجعل عملك أسهل كثيرًا. ومن العروض الجيدة في هذه الفئة برنامج GoCo وهو أحد برامج الموارد البشرية الرائدة. الأمثلة الإيرانية لبرامج الموارد البشرية هي Target Meter و RSS.
- برامج المحاسبة
باستخدام برنامج المحاسبة عبر الإنترنت، سوف تشعر بالارتياح بشأن العمليات المحاسبية. تقوم هذه البرامج بشكل أساسي بالعديد من مهام المحاسب، بما في ذلك تتبع الدخل والنفقات، والفواتير، والإعلان عن النفقات، وإعداد المستندات اللازمة للإقرارات الضريبية. ومن بين برامج المحاسبة المشهورة، يمكننا أن نذكر برنامج QuickBooks Online، وهو المفضل لدى الكثير من أصحاب الأعمال الصغيرة. يعد برنامج المحاسبة Peach و Taraz من الأمثلة على برامج المحاسبة الإيرانية.
- أدوات العمل المشتركة عبر الإنترنت
مع نمو أعمالك، ستجد أنه لم يعد بإمكانك الاعتماد على الأساليب القديمة مثل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية للتعامل مع الحجم المتزايد للأعمال. بالإضافة إلى ذلك، لكي نتمكن من التعامل مع طلبات العمل والتنسيق بين الفرق المختلفة في أي ساعة من اليوم؛ أنت بحاجة إلى برنامج حديث يسمح بالدردشة الفورية ومشاركة الملفات. يعد Microsoft Office 365 Business Edition (Microsoft Office 365) خيارًا شائعًا للعديد من الشركات.
- أدوات إدارة كلمة المرور
لإدارة الحسابات المتنوعة عبر الإنترنت التي تقوم بإنشائها على مختلف المواقع وخدمات البريد الإلكتروني بشكل آمن، فإنك تحتاج بالتأكيد إلى أكثر من مجرد دفتر ملاحظات وقلم. خاصة وأن معظمنا لا يبادر كثيرًا في اختيار كلمات المرور أو يفضل اختيار كلمة مرور معينة لجميع أنواع الحسابات.
تتيح لك أدوات إدارة كلمة المرور إدارة جميع حساباتك بشكل آمن. وهذا يعني أن المخاطر مثل القرصنة واختراق الحسابات عبر الإنترنت من قبل المتسللين والبرامج الضارة (من خلال التخمين السهل لكلمة المرور والأساليب المماثلة) قد انخفضت بشكل كبير. ومن بين البرامج المشهورة من هذا النوع برنامج LastPasa.
- أداة مراقبة الموقع
موقع الويب الخاص بك هو البوابة إلى عملك ولا شك أنك أنفقت الكثير من الوقت والمال لتوفير الموقع الأكثر تفضيلاً للمستخدمين. لكن التعامل مع سهولة الاستخدام وجاذبية الموقع وحده لا يكفي. تلعب البيانات التي تجمعها أدوات مثل Google Analytics (Google Analytics-GA) أو Google Search Console (Google Search Console) من موقعك دورًا مهمًا في تخطيط الحملات التسويقية والإعلانات المستهدفة ودعوة العملاء إلى الموقع وتسهيل رحلة العميل، ويمكنك استخدامها بحكمة.
- النسخ الاحتياطي للبيانات
حتى إذا كنت تستخدم برنامج SaaS، فلا يزال من الممكن لأي سبب من الأسباب أن يتم حذف البيانات المخزنة على هذا البرنامج أو أن تواجه مشكلات بطريقة ما وتتسبب في تعطيل كبير في عملك. صحيح أن موردي SaaS يقومون بعمل نسخة احتياطية من البيانات على مستوى النظام الأساسي، ولكن ليس لديك إذن للوصول إلى تلك البيانات لاستعادة حسابك. ونتيجة لذلك، يعد وجود برنامج النسخ الاحتياطي للبيانات أمرًا ضروريًا. تمنحك هذه البرامج التحكم الكامل والوصول الفوري إلى البيانات المهمة لشركتك. حتى لو حدث شيء ما، يمكنك استعادة بياناتك ببضع نقرات فقط. ومن بين هذه البرامج برنامج Rewind.
خاتمة
لقد تغير عالم الأعمال أيضًا جنبًا إلى جنب مع مجالات أخرى من حياة الإنسان الحديث. لقد وصل نطاق هذه التغييرات أيضًا إلى بلدنا وحان الوقت للشركات الصغيرة والكبيرة لفهم الحاجة إلى الانضمام إلى الموجة العالمية لعالم الأدوات الرقمية للمديرين. تحدثنا في هذا المقال عن إدارة الأعمال الرقمية ومختلف جوانب العمل التي يمكن رقمنتها.
لقد شرحنا أيضًا فوائد رقمنة الأعمال من أربعة جوانب مختلفة وقدمنا أمثلة لأفضل الأدوات الرقمية للمديرين والبرامج التي يمكنك استخدامها كمدير أعمال لتسهيل وتسريع شؤون الشركة. على الرغم من أنك تحتاج إلى إنفاق المال والوقت لشراء وتعلم كيفية استخدام معظم البرامج والأدوات المذكورة، تأكد من أن جلب الأدوات الرقمية الاحترافية للمديرين على المدى الطويل هو أكثر بكثير مما تتخيل.