بهترین ابزارهای دیجیتال برای مدیران عامل

صاحبان کسب‌وکار در عصر جدید می‌دانند که «زمان» طلایی گران‌بها و بسیار باارزش است! هرچقدر که مدیران عامل در برون‌سپاری وظایف،  تقسیم کار مابین کارمندان و حتی افزایش نیرو تلاش کنند، باز هم انجام کارهای روتینی مثل تهیه پروپوزال، ارائه پیشنهاد و ملاقات با مشتریان، روز را کوتاه‌تر از هر زمانی می‌کند. کافی است به این فهرست بلندبالا، پیگیری‌های ایمیلی و رسیدگی به درخواست کارمندان را هم اضافه کنید. خبر بد زمانی است که سازمانی بخواهد در این هیاهوی خبررسان‌ها و سرویس‌های آنلاین و نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، همچنان به شیوه‌های قدیمی بچسبد. یا وقتی مشکل بزرگی مثل از دست رفتن پایگاه داده مشتریان رخ بدهد و مجبور به یافتن راه‌حلی برای جایگزینی آن باشد؛ خسارت‌هایی که گاهی به قیمت حیات و حیثیت یک کسب‌و‌کار تمام می‌شوند!

مجموع شرایطی که در بالا نام برده شد، مختص سازمانی غیرچابک و سنتی است که میانه‌ای با  تکنولوژی ندارد. این سازمان در انبوه کاغذبازی‌‌ها و فرایندهای کش‌دار و تکراری غرق شده و مسیر فعالیت‌های آن به علت بی‌نظمی نامعلوم است. آیا سازمانی که توصیف شد برای‌تان آشناست؟ نکند شما مدیر چنین کسب‌وکاری هستید؟

خبر خوب این است که راه نجاتی از این وضعیت وجود دارد. انبوهی از اپلیکیشن‌ها و نرم‌افزارهایSaaS  (نرم‌افزار به‌عنوان سرویس) به همین منظور ابداع شده تا کمک‌حال شما برای کم کردن از حجم کاری در جایگاه مدیریتی، اطمینان از درست پیش رفتن کارها و کاهش ضریب خطا در سیستم سازمانی باشند. در این مقاله، مزایای گذار به مدیریت دیجیتال و نمونه‌هایی از نرم‌افزارهای کاربردی در عرصه‌های مختلف کاری را برای مدیران توضیح می‌دهیم.

مزایای استفاده از ابزارهای دیجیتال مدیران کسب‌وکارها

شاید هنوز شک و تردیدهایی در مفید بودن استفاده از ابزارهای دیجیتالی داشته باشید: مثلا از خود می‌پرسید «آیا هزینه کردن برای خرید این ابزارها توجیه اقتصادی دارد؟»، «آیا آموزش به  نیروی کار جهت فراگیری نحوه کار با این سیستم‌ها، بازگشت سرمایه‌ای به همراه خواهد داشت؟» و «آیا واقعا استفاده از ابزار دیجیتال برای کسب‌وکار من ضروری است؟»

اگر هنوز در مورد پیوستن به جمع مدیران دیجیتال تردید دارید، پیشنهاد می‌کنیم تا نگاهی به دلایل زیر داشته باشید.

صرفه‌جویی در وقت و هزینه

در جایگاه مدیر یک مجموعه بیزنسی، کدام سناریو را بیشتر دوست دارید؟ صرف زمان برای انجام کارهای روتین و وقت‌گیری مانند واردسازی داده‌ها و نوشتن صورت‌حساب‌ها به شکل دستی، یا وقت گذاشتن برای شرکت در رویدادهای حوزه فعالیت‌تان، گسترش کسب‌وکار و شناسایی بازارهای جدید نیازمند به خدمات و محصولات‌تان؟

همین مسئله در خصوص صرفه‌جویی در هزینه‌های کسب‌وکار هم مصداق دارد. به‌عنوان نمونه، فرض کنیم تصمیم گرفته‌اید تا از نرم‌افزار سی‌آر‌ام (CRM – مدیریت ارتباط با مشتریان) استفاده کنید. در قیاس با هزینه‌های پراکنده‌ای که برای جذب مشتری جدید یا حفظ مشتریان فعلی انجام می‌دهید، یکبار هزینه کردن برای استقرار سی‌آر‌ام، طی سال‌ها صرفه‌جویی عظیمی ایجاد می‌کند. مثال دیگر، استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه است که در دسته‌بندی و اعطای وظایف و پیگیری کارها نظم قابل توجهی را ایجاد می‌کند.

آسودگی از بابت ایمنی دارایی‌های شرکت (مانند داده‌ها)

چند نمونه از دارایی‌های غیرنقدی شرکتی عبارتند از: بانک اطلاعات مشتریان، اسناد مالی (دریافتی‌ها، پرداختی‌ها)، قراردادها و هر نوع اطلاعاتی که به نوعی با فعالیت‌های شما مرتبط است یا به تسهیل آن‌ها کمک می‌کند. ثبت و نگهداری داده‌ها در نرم‌افزارهای مخصوص خیال شما را تا حد زیادی از بابت ریسک از دست رفتن‌شان راحت می‌کند. اما اگر به روش سنتی ثبت کاغذی و طبقه‌بندی در زونکن ادامه بدهید، ممکن است طی یک حادثه غیرمترقبه، مانند آتش‌سوزی، همه چیز یک شبه از دست برود!

فراهم‌سازی امکان فعالیت آنلاین و دورکاری 

بعد از شیوع کرونا، محیط کاری در سطح جهانی تغییرات بسیاری کرده است. دورکاری و حضور پاره‌وقت در محل کار به همان اندازه رایج شده که در گذشته، شرکت‌ها به پتانسیل بهره‌گیری از اینترنت و فضاهای کار آنلاین برای پیش بردن پروژه‌ها و حتی یافتن موقعیت‌های همکاری آن طرف آب‌ها پی برده بودند. ماهیت این ابزارها و نرم‌افزارها به گونه‌ای است که تنها با اتصال به اینترنت، در اختیار داشتن آدرس ایمیل و تعیین رمز و کلمه عبور، کارمندان و مدیران قادرند از مکان‌های جغرافیایی مختلف به هم متصل شده و کارشان را پیش ببرند. بیشتر ابزارهایی از این دست تحت عنوان نرم‌افزار به‌عنوان سرویس یا (SaaS) در دسترس هستند. مدیران می‌توانند تنها به ازای قابلیت‌های متناسب با شرایط کسب‌وکارشان هزینه لازم را جهت استفاده از نرم‌افزار پرداخت کنند.

نمایش وجهه‌ای حرفه‌ای و به روز از کسب‌وکار

بیایید صادق باشیم! کمتر بیزنسی حاضر است سرمایه و اعتیار خود را به بهانه همکاری با کسب‌وکاری سنتی چوب حراج بزند! حتی اگر هم شراکتی رخ بدهد، بعید نیست به نتایج مورد انتظار طرفین نرسد یا در میانه راه با مشکلات عدیده‌ای روبرو شود. در بازار کسب‌وکار امروزی، شرکت‌ها لزوما رقیب همدیگر نیستند، بلکه در بسیاری از مواقع منافع مشترکی دارند که می‌توانند با هم‌افزایی به آنها دست یابند.

از الزامات شناخته شدن شما به‌عنوان یک کسب‌وکار به روز آن است که در تعاملات و عملیات‌های‌تان هم معادلات دنیای دیجیتال جا داشته باشد.

نمونه‌هایی از ابزارهای دیجیتال مدیران و کاربردهای آنها

با توجه به مزایایی که برای بهره‌گیری از ابزارهای دیجیتالی گفتیم، احتمالا به این نتیجه رسیده‌اید که انتخاب و استفاده هوشمندانه از ابزارهای فناوری برای شرکت شما منطقی به نظر می‌رسد. اکنون، نمونه‌هایی از ابزارها و نرم‌افزارهایی از این دست را معرفی می‌کنیم:

1. ابزارهای مدیریت پروژه

نرم‌افزارهای مدیریت پروژه کاربردهای فراونی دارند، اما مخصوصا زمانی مفید هستند که ‌بخواهید چند پروژه را همزمان پیش ببرید. اساساً، این ابزارها به نحوی طراحی شده‌اند تا بتوانید به راحتی فعالیت‌ها، قرار ملاقات‌ها و ضرب‌الاجل‌های خود را به‌صورت دیجیتالی ردیابی کنید، اعضای تیم را به آن اضافه کرده و یک گردش کار تعریف کنید که همه به آن دسترسی داشته باشند.

چنین نرم‌افزاری دارای قابلیت ارسال یادآوری‌های خودکار برای انجام وظایف و رویدادهای آینده است و جزئیاتی مانند زمان و مکان برگزاری جلسه بعدی را مشخص می‌کند. از جمله پیشنهاداتی که در ایران نیز شناخته شده است، ابزار ترلو Trello  است. نمونه ایرانی تسکولو (Taskulu)  نیز با استقبال کاربران وطنی روبرو شده است.

2. ابزارهای امضای الکترونیکی

فرض کنید بعد از تلاش‌های بسیار و مذاکرات، حالا زمان امضای قرارداد همکاری فرا رسیده است. اگر فاصله جغرافیایی بین شما و مشتری طوری باشد که نیاز باشد برای زدن یک امضای کوچک، دردسر خرید بلیط هواپیما و سفر را به جان بخرید؛ وقتش فرا رسیده تا به استفاده از ابزارهای امضای الکترونیکی فکر کنید. این ابزارها مخصوصا زمانی مفید هستند که لازم است شما و یک نفر دیگر (یا چند نفر مشترکا) مدرک یا قراردادی را امضا کنید. کافی است سند مربوطه را بارگذاری کنید، آدرس ایمیل افراد امضاکننده را اضافه کرده و سپس، مدرک امضا شده را در ایمیل خود دریافت کنید. بیشتر ابزارهای امضای الکترونیکی قابلیت تعیین تاریخ سررسید امضا و تنظیم یادآوری‌های خودکار را برای طرفین دارند. به‌علاوه، ابزارهای امضای الکترونیکی به دلیل ماهیت آنلاین خود، گزینه‌ای بدون کاغذ و دوست‌دار محیط زیست هستند.

DocuSign  یکی از بهترین و محبوب‌ترین ابزارهای امضای الکترونیکی است. نمونه های وطنی پارس کی(ParsKey) و وین ساین (VinSign)  هستند.

3.  بازاریابی ایمیلی

سیستم‌‌های بازاریابی ایمیلی به شما کمک می‌کنند تا سریع و راحت، مشترکین خود را در جریان آخرین اتفاقات کسب‌وکارتان قرار بدهید یا اگر پیشنهاد یا تبلیغات ویژه‌ای دارید آنها را برای‌شان ارسال کنید. گذشته از این، از آنجایی که خبرنامه ایمیلی این روزها از ضروریات هر کسب‌وکاری برای در تماس بودن با مشتریان و گسترش پایگاه مشتریان خود است؛ با استفاده از نرم‌افزار بازاریابی ایمیلی می‌توانید خبرنامه‌های تولیدی‌تان را بر مبنای انواع شبکه‌های اجتماعی‌ متناسب‌سازی کنید.

از جمله قدیمی‌ترین و محبوب‌ترین نرم‌افزارهای بازاریابی ایمیلیMailChimp  است. نجوا و میلزیلا نیز از جمله سرویس‌های مشابه ایرانی هستند.

4. نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری

نرم‌افزارهای سی‌آرِ‌ام (CRM) یا مدیریت ارتباط با مشتری، یک ابزار تجاری ضروری برای شرکت‌های کوچک و بزرگ است. طراحی نرم‌افزار یاد شده به نحوی است که از طریق آن بتوانید تمام نقاط تماس و ارتباط با مشتریان را ردیابی، مدیریت و اندازه‌گیری کنید. به‌عنوان نمونه، در صورت راه‌اندازی این نرم افزار، هر بار ایمیلی ارسال می‌کنید خواهید دانست چند درصد از مشتریان ایمیل‌های شما را دریافت کرده، باز کرده و خوانده‌اند یا چه کسی از سایت شما بازدید کرده است.

سی‌آر‌ام داده‌های گردآوری شده را تجزیه و تحلیل می‌کند تا از سطح ارتباط با مشتریان خود مطلع شوید و گام‌‌های تعامل بعدی را به شما پیشنهاد می‌دهد. سی آر ام هاب اسپات  از جمله سی‌آرام‌های مفید و شناخته شده است. سی آر ام دیدار، پارس ویتایگر، پیام‌گستر، اورست و بسیاری از دیگر سی‌آر‌ام‌های ایرانی نیز طی دهه‌های اخیر وارد بازار شده‌اند.

5. نرم افزار مدیریت منابع انسانی

می‌دانیم که تعداد کمی از کسب‌وکارهای کوچک از عهده استخدام مدیر منابع انسانی اختصاصی یا حتی پاره وقت برمی‌آیند. در این بین، آیا باید همچنان خودتان بر فرایندهای استخدام و گزینش و ارتقاء و حقوق نظارت داشته باشید؟ به هیچ عنوان! نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی همه چیز را، از زمان‌بندی حقوق و دستمزد و نوبت کاری گرفته تا توزیع اطلاعیه‌های مهم شرکت، بر عهده می‌گیرند و کار شما را بسیار سبک‌تر خواهند کرد. از جمله پیشنهادات خوب در این دسته،  GoCoاست که جزو نرم‌افزارهای پیشروی اچ‌آر به شما می‌رود. نمونه ایرانی نرم‌افزار اچ‌آر، هدف‌سنج و آرسس هستند.

6. نرم افزار حسابداری

با استفاده از یک نرم‌افزار حسابداری آنلاین خیال‌تان از بابت انجام شدن عملیات‌های حسابداری راحت خواهد شد. این نرم‌افزارها اساساً بسیاری از کارهای یک حسابدار را انجام می‌دهند، از جمله پیگیری درآمد و هزینه‌، صورت‌حساب‌ها، اعلام هزینه‌‌ها و تهیه اسناد مورد نیاز برای اظهارنامه مالیاتی. از جمله نرم‌افزارهای حسابداری محبوب می‌توان بهQuickBooks Online  اشاره داشت که مورد علاقه بسیاری از صاحبان مشاغل کوچک است. نرم‌افزار حسابداری هلو و تراز نمونه ایرانی برای انجام امور حسابداری هستند.

7.  ابزارهای کاری آنلاین و اشتراکی

به مرور که کسب‌وکار شما رشد می‌کند، متوجه خواهید شد که دیگر نمی‌توان برای راه‌اندازی حجم رو به رشد کارها صرفا از روش‌های قدیمی مانند ایمیل و تماس تلفنی بهره‌‌گیری کرد. به علاوه، برای اینکه در هر ساعت از شبانه‌روز بتوانید به درخواست‌های کاری رسیدگی کرده و مابین تیم‌های مختلف هماهنگی برقرار کنید؛ نیازمند نرم‌افزاری مدرن هستید که امکان چت فوری و اشتراک‌گذاری فایل را فراهم کند. مایکروسافت آفیس 365 نسخه بیزنس (Microsoft Office 365) گزینه محبوب بسیاری از کسب‌وکارهاست.

8.  ابزارهای مدیریت رمز عبور

برای مدیریت ایمن انواع حساب‌های آنلاینی که روی سایت‌ها و سرویس‌های ایمیل مختلف ایجاد می‌کنید، قطعا به چیزی بیشتر از دفترچه یادداشت و خودکار نیازمند هستید. بخصوص که بیشتر ما در انتخاب رمزهای عبور، ابتکار عمل چندانی به خرج نمی‌دهیم یا ترجیحا یک رمز مشخص را برای انواع حساب‌ها انتخاب می‌کنیم.

ابزارهای مدیریت رمز عبور به شما این امکان را می‌دهند که تمام حساب‌های خود را به صورت ایمن مدیریت کنید. منظور این است که به این ترتیب خطراتی مانند هک و نفوذ به حساب‌های آنلاین توسط هکرها و بدافزارها (از طریق حدس زدن گذرواژه‌های آسان و روش‌های مشابه) تا حد چشمگیری کاهش پیدا می‌کند. از جمله نرم‌افزارهای محبوب از این دست  LastPasاست.

9.  ابزارنظارت بر سایت

وب‌سایت شما دروازه ورودی کسب وکار شماست و بدون شک برای اینکه مطلوب‌ترین سایت را در اختیار کاربران قرار بدهید، زمان و هزینه زیادی را صرف کرده‌اید. اما پرداختن به کاربرپسند بودن و جذابیت وب‌سایت به تنهایی کافی نیست. داده‌هایی که ابزارهایی مانند گوگل آنالیتیکس (Google Analytics- GA) یا گوگل سرچ کنسول (Google Search Console) از روی سایت شما جمع‌آوری می‌کنند، در طرح‌ریزی کمپین‌های بازاریابی، تبلیغات هدفمند، فراخوانی مشتری به سایت و تسهیل سفر مشتری به نقش مهمی دارند و می‌توانید آنها را حسابی به کار بگیرید..

10. تهیه پشتیبان از داده‌ها

حتی در صورت استفاده از برنامه‌ای از جنس SaaS ، باز هم امکان دارد که به هر دلیلی داده‌های ذخیره شده روی این برنامه حذف شده یا به نحوی دچار مشکلی شوند و اختلال قابل توجهی را در کارتان بوجود بیاورند. درست است که فروشندگانSaaS  از داده‌ها در سطح پلتفرم نسخه پشتیبان تهیه می‌کنند، اما شما برای بازیابی حساب خود اجازه دسترسی به آن اطلاعات را ندارید.در نتیجه، تهیه نرم‌افزار پشتیبان‌گیر داده ضروری است. چنین نرم‌افزاری به شما امکان کنترل کامل و دسترسی فوری به داده‌های حیاتی کسب‌وکارتان را می‌دهد. حتی اگر اتفاقی افتاد، می‌توانید با چند کلیک داده‌های خود را بازیابی کنید. از جمله این نرم‌افزارها Rewind  است.

نتیجه‌گیری

دنیای کسب‌وکار نیز همگام با سایر فضاهای زندگی انسان مدرن تغییر کرده است. دامنه این تغییرات به کشور ما هم رسیده و وقت آن است تا کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ، لزوم پیوستن به موج جهانی دنیای ابزارهای دیجیتال برای مدیران را درک کنند. در این مطلب در مورد مدیریت دیجیتالی کسب‌وکار و جنبه‌های کاری مختلفی که امکان دیجیتالی کردن آنها وجود دارد صحبت کردیم.

همچنین مزایای دیجیتالی شدن کسب‌وکار را از چهار جنبه مختلف توضیح داده و نمونه‌هایی از بهترین ابزارهای دیجیتال برای مدیران و نرم‌افزارهایی را معرفی کردیم که می‌توانید به‌عنوان مدیر یک کسب‌وکار برای تسهیل و تسریع امور شرکتی به کار بگیرید. هرچند که برای خریداری و آموزش نحوه استفاده از اکثر نرم‌افزارها و ابزارهای یاد شده نیازمند صرف هزینه و زمان هستید، اما اطمینان داشته باشید که در درازمدت آورده ابزارهای دیجیتالی حرفه‌ای برای مدیران بسیار بیشتر از تصورتان است.