Unternehmensinhaber in der modernen Ära wissen, dass die Zeit kostbar und äußerst wertvoll ist! Trotz aller Bemühungen von Geschäftsführern bei der Auslagerung von Aufgaben, der Aufteilung der Arbeit zwischen den Mitarbeitern und sogar der Einstellung neuer Kräfte verkürzen immer noch routinemäßige Aufgaben wie das Erstellen von Vorschlägen, das Präsentieren von Angeboten und das Treffen mit Kunden den Tag mehr als je zuvor. Fügen Sie zu dieser umfangreichen Liste noch E-Mail-Verfolgungen und die Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen hinzu. Schlechte Nachrichten sind, wenn eine Organisation weiterhin an alten Methoden festhält, inmitten dieses Trubels von Nachrichtenagenturen und Online-Diensten und Projektmanagement-Software. Oder wenn ein schwerwiegender Vorfall wie der Verlust der Kunden-Datenbank auftritt und man gezwungen ist, eine Lösung zur Wiederherstellung zu finden; Schäden, die manchmal den Preis von Leben und Ruf eines Unternehmens kosten können!
Die Gesamtsituation, die oben beschrieben wurde, ist typisch für eine unflexible und traditionelle Organisation, die nicht mit der Technologie Schritt hält. Diese Organisation versinkt in einer Flut von Papierkram und langwierigen, wiederholenden Prozessen, und der Pfad ihrer Aktivitäten ist aufgrund von Unordnung unklar. Kommt Ihnen eine solche Organisation bekannt vor? Sind Sie vielleicht der Manager eines solchen Unternehmens?
Die gute Nachricht ist, dass es einen Ausweg aus dieser Situation gibt. Eine Vielzahl von Anwendungen und SaaS-Software (Software as a Service) wurde speziell entwickelt, um Ihnen bei der Reduzierung Ihrer Arbeitsbelastung im Management, der Gewährleistung eines reibungslosen Arbeitsablaufs und der Verringerung von Fehlerraten im Organisationsbereich zu helfen. In diesem Artikel werden die Vorteile des Übergangs zur digitalen Verwaltung und Beispiele für praktische Softwareanwendungen in verschiedenen Arbeitsbereichen für Manager erläutert.
Die Vorteile der Nutzung digitaler Tools für Geschäftsleiter
Möglicherweise haben Sie immer noch Zweifel und Bedenken hinsichtlich des Nutzens digitaler Tools. Sie fragen sich vielleicht: “Ist es wirtschaftlich sinnvoll, Geld für den Kauf dieser Tools auszugeben?”, “Wird die Schulung der Mitarbeiter in der Nutzung dieser Systeme eine Kapitalrendite bringen?” und “Ist die Verwendung digitaler Tools für mein Unternehmen wirklich notwendig?”
Wenn Sie immer noch Zweifel haben, sich dem Kreis der digitalen Manager anzuschließen, empfehlen wir Ihnen, die folgenden Gründe zu berücksichtigen.
Zeit- und Kosteneinsparungen
Als Geschäftsführer eines Unternehmens, welches Szenario bevorzugen Sie mehr? Zeit für routinemäßige und zeitaufwändige Aufgaben wie Datenimport und manuelles Schreiben von Rechnungen aufzuwenden oder Zeit für die Teilnahme an Veranstaltungen in Ihrem Tätigkeitsbereich, Geschäftsausweitung und die Identifizierung neuer Märkte, die nach Ihren Dienstleistungen und Produkten verlangen?
Dieselbe Überlegung gilt auch für Kosteneinsparungen im Geschäftsumfeld. Zum Beispiel, nehmen wir an, Sie haben sich entschieden, eine CRM-Software (Customer Relationship Management – Kundenbeziehungsmanagement) zu nutzen. Im Vergleich zu den verstreuten Kosten, die Sie für die Gewinnung neuer Kunden oder die Pflege Ihrer bestehenden Kunden aufwenden, führt eine einmalige Investition in die Implementierung eines CRM im Laufe der Jahre zu erheblichen Kosteneinsparungen. Ein weiteres Beispiel ist die Verwendung von Projektmanagement-Software, die erhebliche Ordnung bei der Klassifizierung, Zuweisung von Aufgaben und Verfolgung von Arbeiten schafft.
Darüber hinaus bietet die Nutzung digitaler Tools auch die Gewissheit in Bezug auf die Sicherheit von Unternehmenswerten, wie beispielsweise Daten.
Einige Beispiele für nicht liquide Unternehmenswerte sind: Kunden-Datenbanken, finanzielle Dokumente (Einnahmen, Ausgaben), Verträge und jede Art von Informationen, die auf irgendeine Weise mit Ihren Aktivitäten in Verbindung stehen oder diese erleichtern. Die Erfassung und Aufbewahrung von Daten in spezieller Software erleichtert Ihnen erheblich die Sorgen um das Risiko ihres Verlusts. Wenn Sie jedoch die traditionelle Methode der papierbasierten Registrierung und Archivierung in Aktenschränken weiterverfolgen, besteht die Möglichkeit, dass bei einem unerwarteten Vorfall wie einem Brand alles über Nacht verloren geht!
Bereitstellung von Online-Arbeitsmöglichkeiten und Fernarbeit
Nach dem Ausbruch von COVID-19 hat sich die Arbeitsumgebung weltweit stark verändert. Fernarbeit und Teilzeitarbeit vor Ort sind so gebräuchlich geworden wie nie zuvor. Unternehmen hatten schon in der Vergangenheit das Potenzial des Internets und der Online-Arbeitsräume erkannt, um Projekte voranzutreiben und sogar Kooperationsmöglichkeiten jenseits der Ozeane zu finden. Die Art und Weise, wie diese Tools und Software gestaltet sind, ermöglicht es den Mitarbeitern und Managern, sich einfach über das Internet zu verbinden und ihre Arbeit von verschiedenen geografischen Standorten aus zu erledigen. Die meisten dieser Tools werden als Software as a Service (SaaS) angeboten. Manager können nur für die Funktionen bezahlen, die ihren Geschäftsbedingungen entsprechen.
Präsentation eines professionellen und aktuellen Unternehmensbildes
Lassen Sie uns ehrlich sein! Nur wenige Unternehmen sind bereit, ihr Kapital und ihren Ruf in die Zusammenarbeit mit einem traditionellen Unternehmen zu investieren, es sei denn, es gibt überzeugende Gründe dafür! Selbst wenn eine Partnerschaft zustande kommt, ist es unwahrscheinlich, dass die erwarteten Ergebnisse erzielt werden, und es können viele Probleme auftreten. In der heutigen Geschäftswelt sind Unternehmen nicht unbedingt Konkurrenten, sondern haben oft gemeinsame Interessen, die durch Zusammenarbeit gefördert werden können.
Eine Voraussetzung, um als aktuelles Unternehmen wahrgenommen zu werden, besteht darin, dass Ihre Interaktionen und Operationen die Gleichungen der digitalen Welt berücksichtigen.
Beispiele für digitale Tools für Manager und deren Anwendungen
Angesichts der Vorteile, die wir für die Nutzung digitaler Tools erwähnt haben, haben Sie wahrscheinlich erkannt, dass die intelligente Auswahl und Nutzung von Technologie-Tools für Ihr Unternehmen sinnvoll ist. Jetzt werden einige Beispiele für solche Tools und Software vorgestellt:
- Projektmanagement-Tools
Projektmanagement-Software hat vielfältige Anwendungen, ist jedoch besonders nützlich, wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig verwalten müssen. Diese Tools sind im Wesentlichen so konzipiert, dass Sie Ihre Aktivitäten, Meetings und Fristen digital verfolgen können. Sie ermöglichen es Ihnen, Teammitglieder hinzuzufügen und einen Workflow zu definieren, auf den alle zugreifen können.
Solche Software verfügt oft über die Fähigkeit zur automatischen Erinnerung für Aufgaben und zukünftige Ereignisse und gibt Details wie Zeit und Ort des nächsten Meetings an. Ein in Iran bekanntes Beispiel ist die Anwendung Trello. Auch die iranische Version Das Taskulu hat inländische Nutzer begeistert.
- Elektronische Unterschriften-Tools
Stellen Sie sich vor, nach umfangreichen Bemühungen und Verhandlungen ist nun die Zeit gekommen, einen Kooperationsvertrag zu unterzeichnen. Wenn die geografische Entfernung zwischen Ihnen und dem Kunden so groß ist, dass es unpraktisch wäre, Flugtickets zu kaufen und zu reisen, nur um eine kleine Unterschrift zu erhalten, ist es an der Zeit, über die Verwendung von elektronischen Signaturwerkzeugen nachzudenken. Diese Tools sind besonders nützlich, wenn Sie ein Dokument oder einen Vertrag mit einer oder mehreren Personen remote unterzeichnen müssen. Laden Sie einfach das entsprechende Dokument hoch, fügen Sie die E-Mail-Adressen der Unterzeichner hinzu und erhalten Sie dann das unterzeichnete Dokument in Ihrer E-Mail. Die meisten elektronischen Signaturwerkzeuge ermöglichen auch die Festlegung des Unterzeichnungsdatums und automatischer Erinnerungen für beide Parteien. Darüber hinaus sind elektronische Signaturwerkzeuge umweltfreundlich, da sie auf Papier verzichten.
DocuSign ist eines der besten und beliebtesten elektronischen Signaturwerkzeuge. Einige nationale Beispiele sind ParsKey und VinSign.
- E-Mail-Marketing
E-Mail-Marketing-Systeme helfen Ihnen dabei, Ihre Abonnenten schnell und einfach über die neuesten Entwicklungen in Ihrem Unternehmen auf dem Laufenden zu halten oder, wenn Sie spezielle Angebote oder Werbeaktionen haben, diese an sie zu senden. Abgesehen davon sind E-Mail-Newsletter heutzutage eine Notwendigkeit für jedes Unternehmen, um in Kontakt mit Kunden zu bleiben und ihre Kundenbasis zu erweitern. Mit Hilfe von E-Mail-Marketing-Software können Sie Ihre Newsletter an verschiedene soziale Netzwerke anpassen.
Eines der ältesten und beliebtesten E-Mail-Marketing-Softwaretools ist MailChimp. Nejwa und Milzila sind ebenfalls einige ähnliche iranische Dienste.
- Customer Relationship Management Software
Neben Kundenbeziehungsmanagement-Software (CRM) ist ein unverzichtbares Geschäftstool für Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe. Diese Software ist so konzipiert, dass sie alle Berührungspunkte und Kundenkontakte verfolgen, verwalten und messen kann. Zum Beispiel, nachdem Sie diese Software implementiert haben, können Sie bei jedem gesendeten E-Mail wissen, wie viele Ihrer Kunden Ihre E-Mails erhalten, geöffnet und gelesen haben, und welche Besucher auf Ihrer Website waren.
CRM analysiert die gesammelten Daten, um Sie über das Niveau Ihrer Kundenbeziehungen zu informieren und Ihnen Vorschläge für die nächsten Interaktionsschritte zu machen. HubSpot CRM ist eines der nützlichen und bekannten CRM-Tools. In den letzten Jahrzehnten sind auch viele iranische CRMs wie CRM Didaar, Pars Vitageer, Payamgostar, Orast und viele andere auf den Markt gekommen.
- Human Resource Management Software
Wir verstehen, dass nur wenige kleine Unternehmen die Einstellung eines eigenen oder sogar Teilzeit-Human-Resources-Managers bewältigen können. Sollten Sie trotzdem die Verantwortung für Einstellungs-, Auswahl-, Beförderungs- und Lohnprozesse behalten? Auf keinen Fall! Human Resource Management Software übernimmt alles, von der Gehaltsabrechnung und den Lohnabrechnungen bis hin zur Verwaltung von Arbeitszeiten und der Verteilung wichtiger Unternehmensmitteilungen, und macht Ihre Arbeit erheblich einfacher. Eine gute Empfehlung in dieser Kategorie ist GoCo, das zu den führenden HR-Softwareanwendungen gehört. Einige iranische Beispiele für HR-Software sind HR Didaar, Hafz-Sanj und Arsess.
- Buchhaltungssoftware
Die Verwendung von Online-Buchhaltungssoftware wird Ihre Sorgen über die Buchhaltungsprozesse erheblich erleichtern. Diese Software erledigt im Wesentlichen viele Aufgaben eines Buchhalters, einschließlich der Verfolgung von Einnahmen und Ausgaben, Erstellung von Rechnungen, Erfassung von Ausgaben und Bereitstellung der erforderlichen Dokumente für die Steuererklärung. Ein beliebtes Beispiel für Buchhaltungssoftware ist QuickBooks Online, das von vielen kleinen Geschäftsinhabern bevorzugt wird. Heloo und Teraaz sind einige iranische Beispiele für Buchhaltungssoftware zur Durchführung von Buchhaltungsaufgaben.
- Online- und kollaborative Arbeitsmittel
Mit der Zeit, wenn Ihr Unternehmen wächst, werden Sie feststellen, dass Sie nicht mehr nur auf altmodische Methoden wie E-Mail und Telefonanrufe angewiesen sein können, um den steigenden Arbeitsaufwand zu bewältigen. Darüber hinaus benötigen Sie moderne Software, die es Ihnen ermöglicht, rund um die Uhr auf Arbeitsanfragen zu reagieren und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams zu koordinieren. Microsoft Office 365 Business ist eine beliebte Option für viele Unternehmen und bietet die Möglichkeit für Echtzeit-Chats und Dateifreigaben.
- Passwort-Management-Tools
Um verschiedene Online-Konten, die Sie auf verschiedenen Websites und E-Mail-Diensten erstellen, sicher zu verwalten, benötigen Sie definitiv mehr als nur ein Notizbuch und einen Stift. Besonders da die meisten von uns bei der Auswahl von Passwörtern nicht allzu einfallsreich sind oder es bevorzugen, ein bestimmtes Passwort für verschiedene Konten zu verwenden.
Passwort-Management-Tools ermöglichen es Ihnen, alle Ihre Konten sicher zu verwalten. Dies bedeutet, dass sie das Risiko von Hacking und unbefugtem Zugriff auf Ihre Online-Konten durch Hacker und Malware (durch das Raten einfacher Passwörter und ähnliche Methoden) erheblich reduzieren. Eines der beliebten Programme in dieser Kategorie ist LastPass.
- Website-Überwachungstools
Ihre Website ist das Eingangstor zu Ihrem Unternehmen, und zweifellos haben Sie viel Zeit und Geld investiert, um die attraktivste Website für Benutzer bereitzustellen. Es reicht jedoch nicht aus, sich allein auf Benutzerfreundlichkeit und Attraktivität der Website zu konzentrieren. Die von Tools wie Google Analytics (GA) oder Google Search Console auf Ihrer Website gesammelten Daten spielen eine wichtige Rolle bei der Planung von Marketingkampagnen, zielgerichteter Werbung, der Anziehung von Benutzern auf die Website und der Vereinfachung des Benutzererlebnisses, und Sie können sie effektiv nutzen.
- Datensicherung
Selbst bei der Verwendung von SaaS-Anwendungen kann es aus irgendeinem Grund dazu kommen, dass die auf diesen Anwendungen gespeicherten Daten gelöscht oder auf unerwartete Weise beschädigt werden, was erhebliche Störungen in Ihrem Geschäft verursachen kann. Es ist wahr, dass SaaS-Anbieter auf Plattformebene Backups von Daten erstellen, aber Sie haben keine direkte Zugriffsberechtigung für diese Informationen, um Ihr Konto wiederherzustellen. Daher ist die Verwendung von Daten-Backup-Software unerlässlich. Eine solche Software ermöglicht Ihnen die vollständige Kontrolle und sofortigen Zugriff auf die lebenswichtigen Daten Ihres Unternehmens. Selbst wenn etwas schief geht, können Sie Ihre Daten mit nur wenigen Klicks wiederherstellen. Zu den Programmen in dieser Kategorie gehört Rewind.
Zusammenfassung
Die Geschäftswelt hat sich wie andere Bereiche des modernen Lebens verändert. Diese Veränderungen haben auch unser Land erreicht, und es ist an der Zeit, dass kleine und große Unternehmen die Notwendigkeit erkennen, sich der globalen Welle der digitalen Tools für Manager anzuschließen. In diesem Artikel haben wir über das digitale Management von Unternehmen und die verschiedenen geschäftlichen Aspekte gesprochen, die digitalisiert werden können.
Wir haben auch die Vorteile der Digitalisierung von Unternehmen aus vier verschiedenen Perspektiven erläutert und Beispiele für die besten digitalen Tools für Manager und Software vorgestellt, die Sie als Geschäftsführer verwenden können, um Unternehmensaufgaben zu erleichtern und zu beschleunigen. Obwohl Sie für den Kauf und die Schulung der meisten genannten Software und Tools Zeit und Geld investieren müssen, können Sie sicher sein, dass professionelle digitale Werkzeuge für Manager langfristig weit mehr bieten als Sie sich vorstellen können.