وجود نظم و انضباط در هر کسب وکاری اهمیت زیادی دارد، تا جایی که بدون آن در روند کاری و اداری شرکت ها و نهادهای مختلف اختلال ایجاد می شود. کارکنان و مدیران باید بدانند چه وظایف و مسئولیت هایی دارند و هر بخش از سازمان طبق قوانین و مقررات تعیین شده عمل کند. در این راستا، یکی از ابزارهای مهم دستیابی به نظم در سازمان ها، استفاده از چارت سازمانی است.
در واقع چارت سازمانی نمایشی بصری از سلسله مراتب و ساختار یک شرکت است که بین بخش ها و واحدهای یک سازمان انضباط و هماهنگی ایجاد می کند. با همه توصیفات، باز هم مفهومی گسترده تر از این ها دارد. اگر شما نیز به دنبال آشنایی با چارت سازمانی، کاربردها، مزایا و معایب آن هستید، تا انتهای این مقاله ما را همراهی کنید.
چارت سازمانی (Organizational Chart) چیست؟
چارت سازمانی، یک نمودار گرافیکی است که در آن تمامی روابط بخش ها با یکدیگر، سلسله مراتب سازمان و در یک کلام، ساختار کلی از مسئولیت ها و وظایف به خوبی در آن نمایش داده شده است. با استفاده از این نمودار، کارکنان هر بخش می دانند که در سازمان چه جایگاهی را دارند و چه وظایفی به آنان محول شده است. برای این که بیش تر با اهمیت این نمودار در سازمان های مختلف آشنا شوید، مثالی در این باره به شما ارائه می کنیم.
فرض کنید در آپارتمانی شلوغ زندگی می کنید. برای اینکه همه چیز مرتب باشد، لازم است همه افراد وظایف مربوط به خود را به درستی انجام دهند، دقیقا چارت سازمانی هم در یک سازمان همین کار را انجام می دهد. در ادامه این مبحث به شما خواهیم گفت که این نمودار چگونه به ارتقای عملکرد سازمانی کمک می کند، اما قبل از آن ابتدا باید بدانید که عناصر اصلی یک چارت سازمانی کدامند؟ واحدها، بخش ها، سلسله مراتب مدیریتی و روابط بین آن ها و ارتباطات اطلاعات از جمله این عناصر محسوب می شوند.
چرا به چارت یا نمودار سازمانی نیاز داریم؟
مدیران اجرایی برای پیشرفت و توسعه سازمان ها از نقشه ها و راهبردهای مختلفی استفاده می کنند. یکی از گزینه هایی که به شکل صحیحی همه موارد مسئولیتی و مدیریتی شرکت ها را پوشش می دهد، نمودار چارت سازمانی است که در آن نحوه عملکرد ساختار یک سازمان برای تمامی کارکنان به تفصیل بیان شده است.
جلوگیری از بسیاری از ناکارآمدی ها، تصمیمات اشتباه مدیران، شکاف در ساختار سازمانی و کمک به کارمندان جدید برای دانستن وظایف خود تنها بخشی از موارد نیازمندی شرکت ها به طراحی چارت سازمانی است. به منظور آگاهی از دیگر مزایای این طرح ادامه مقاله را دنبال کنید.
مزایای کلیدی استفاده از چارت سازمانی
با توجه به آنچه گفته شد، می توان گفت تقریبا همه شرکت ها و سازمان ها به چارت سازمانی نیاز دارند، چرا که پایه و اساس نظم و ساختار است و حکم ستون فقرات یک سازمان را دارد. در ادامه مزایای استفاده از نمودار سازمانی برای شما آورده ایم.
شفاف سازی سطوح مدیریتی و روابط بین افراد
در نمودار سازمانی، جایگاه هر کدام از کارمندان و وظایف محوله به آنها، مشخص شده است. این امر باعث می شود تا افراد از مسئولیت هایی که به آنان داده می شود، درک درستی داشته باشند و هیچ گونه ابهامی برای آن ها باقی نگذارد. افزایش کار تیمی و جلوگیری از ناهماهنگی در سازمان از دیگر نتایج این شفاف سازی به شمار می روند.
تقویت ارتباطات سازمانی
یکی از مزایای چارت سازمانی، تسهیل ارتباطات سازمانی است. ترسیم این خطوط ارتباطی، به هر فرد نشان می دهد که برای کسب اطلاع از قوانین و مقررات هر سازمانی باید به چه اشخاصی مراجعه کند. با این نمودار تعاملات موثر بین افراد نیز بهبود پیدا می کند و همکاری بین بخش های هم مختلف افزایش می یابد.
درک درست از نقاط قوت و ضعف سازمان
یکی از نکاتی که باید به آن توجه نمود، بازنگری چارت سازمانی است که باید به طور مرتب صورت گیرد تا همسو با نیازها و شرایط سازمان باشد. مواردی که در این ارزیابی قرار می گیرند، تناسب تعداد کارکنان بخش های مختلف سازمان، شناسایی نقاطی که تمرکز وظایف در آن ها زیاد است و گزینه آخر سطح مهارت کارکنان است که باید با نیازهای هر بخش تناسب داشته باشند.
افزایش جذب نیروهای متخصص در سازمان
وجود چارت سازمانی به افرادی که به تازگی در یک شرکت استخدام می شوند، کمک می کند تا به محض ورود با ساختار و سلسله مراتب سازمان آشنا شوند، وظایف هر یک از بخش ها و واحدها را بشناسند و به درکی از جایگاه خود برسند.
تسهیل فرآیند تغییر و انتقال ساختار
به طور معمول، هر سازمانی دچار تغییر و تحولاتی در ساختار، وظایف و استراتژی های خود می شود. یکی از عواملی که باعث بروز این تغییرات می شود، رشد و توسعه، شرایط بازار و یا نیاز به تطبیق با فناوری های جدید است. عملکرد چارت سازمانی در این گونه موارد بدین شکل است که به طور شفاف و واضح، ساختار جدید سازمان را به تصویر می کشد.
چارت سازمان به طور متناوب به روزرسانی می شود تا درباره وضعیت فعلی و آینده سازمان اطلاعات به روزی به کارکانان ارائه دهد. شفافیت در ارائه این اطلاعات، نگرانی که برخی از کارمندان از این تغییرات احساس می کنند را کاهش می دهد. در ادامه این متن، می توانید نمونه چارت سازمانی را مشاهده کنید.
معایب انواع مدل های چارت سازمانی
مدل های ساختاری سازمان، در عین داشتن مزایای فراوان، معایبی نیز دارند که به تفکیک هر کدام را شرح می دهیم. مهمترین معایب چارت سلسله مراتبی:
- تمرکز بیش از حد بر وظایف
- فرآیند زمان بر
- محدودیت در تبادل اطلاعات
مهمترین معایب چارت ماتریسی:
- نبودن وضوح در خطوط فرماندهی
- نیاز به تعامل مستمر بین مدیریت عملیاتی و پروژه ای
مهمترین معایب چارت افقی:
- سردرگمی کارکنان به دلیل عدم شفاف سازی وظایف هر بخش
- مشکلات در هدایت و هماهنگی بخش ها
مهمترین معایب چارت وظیفه ای:
- محدودیت روابط بین کارمندان
- ضعیف شدن هماهنگی بین بخش های افقی سازمان
کاربردهای چارت سازمانی چیست ؟
در دنیای پیشرفته امروز اقتصاد، طبیعی است که افراد به دنبال روش هایی باشند تا در میدان رقابت چند قدم از رقبای خود جلوتر باشند. پیشنهاد ما برای رسیدن شما به این هدف، استفاده از برنامه ها و خدمات شرکت مآدیکو است که با استفاده از راهکارها و ابزارهای مختلف، جایگاه کسب وکار شما را در بازار ارتقا می دهد. یکی از این ابزارها، تحلیل SWOT است که باعث می شود نقاط قوت و ضعف سازمان خود را بشناسید.
چارت سازمانی نیز از دیگر ابزارهای کاربردی مآدیکو است که با مجموعه ای از کاربردهای مختلف، هر کدام از آن ها به تنهایی می توانند مزایای قابل توجهی برای شما به همراه داشته باشد.
نمایش ساختار مدیریتی
با استفاده از چارت سازمانی، روابط بین بخش های مختلف اجرایی از مدیران ارشد تا کارمندان و به طور کلی، تصویری از ساختار مدیریتی به وضوح مشخص است و به تمامی افراد نشان می دهد که چه کسی کار می کند و به چه کسی در سازمان باید پاسخگو باشند. این نمودارها؛ همچنین روابط مالکیت بین شرکت های تابعه و مادر را نیز ترسیم می کنند.
نمایش ساختار سلسله مراتبی
افزون بر موارد بالا، ساختار مالکیتی یک شرکت که شامل سهامداران، هیئت مدیره و شرکت های تابعه می شوند نیز در چارت سازمانی نمایش داده شده است. به علاوه، چارت ها در ترسیم زنجیره های تأمین از طریق مشخص کردن نقش و جایگاه هر فرد نیز دارای فایده است.
استفاده در برنامه ریزی ها
در چارت ها تصویری کلی و جامع از ساختار و شرایط فعلی سازمان ارائه می شود. با استفاده از چارت ها، ساختارهای سازمانی جدید شبیه سازی می شود و پیامدهایی که بر اثر تغییرات در سازمان اعمال می شود مورد بررسی قرار می گیرند.
استفاده از چارت به عنوان مرجعی برای کارکنان
از چارت می توان به عنوان مرجعی برای کارکنان یک شرکت یا سازمان بهره گرفت. با چارت ها مشخص می شود که برای برقراری ارتباط با افراد در بخش های مختلف چه کسی را باید مخاطب قرار داد.
چارت لزوما نموداری گرافیکی نیست، بلکه می تواند شامل اطلاعات تماس مانند نام، ایمیل و شماره تلفن افراد باشد و حکم دفترچه تلفن داخلی سازمان را دارد. به کمک چارت سازمانی، افراد به راحتی می توانند با کارکنان در بخش های مختلف یا تیم های دیگر ارتباط برقرار کنند.
مدیریت استعداد
یکی از کاربردهای جالب چارت سازمانی، پیش بینی نیازهای آتی سازمان است که با در نظرگرفتن بازنشستگی ها و استعفاهای کارمندان ممکن می شود. چارت ها می توانند نمایشی از عملکرد، مهارت ها و تجربیات کارکنان در سطوح مختلف را به تصویر بکشند. با کمک چارت ها، مسیرهای شغلی و فرصت هایی که برای ارتقای کارمندان در نظر گرفته شده است، انگیزه ای برای آن هاست تا برای دستیابی به جایگاه های والاتر تلاش کنند.
انواع چارت سازمانی کدامند؟
چارت های سازمانی انواع مختلفی دارند که بر اساس نیازهای سازمان می توانید یکی از آن ها را انتخاب کنید. در ادامه انواع نمودار سازمانی را مورد بررسی قرار می دهیم.
چارت سازمانی ماتریسی
اولین نوع از انواع چارت سازمانی، چارت ماتریسی است که در کالبد و شکل مدل های سنتی قرار نمی گیرد. در این چارت، سلسله مراتب بر اساس روابط بخش ها و واحدها و پیچیدگی های ساختاری به صورت افقی یا عمودی ترسیم می شود. در این مدل همگی کارکنان تنها از یک نفر تحت عنوان مدیر دستور نمی گیرند و بر مبنای وظایف و مهارت ها نیز در گروه ها و تیم های مختلف جای می گیرند.
برای مثال، یک آژانس تبلیغاتی که در آن یک تیم برای شرکت لوازم آرایشی تبلیغ می کند، هر عضو از آن موظف است به مدیر پروژه و مدیر تیم مربوطه خود گزارش کار ارائه دهد.
چارت سازمانی سلسله مراتبی
از میان انواع چارت سازمانی، چارت سلسه مراتبی از لحاظ انضباط در ردیف اول قرار می گیرد. در این نمودار، جایگاه هر فرد در هرم به طور کامل مشخص است و هر چه از قله هرم به پایین برویم، شاهد افرادی هستیم که اختیارات کمتری دارند، خطوط عمودی در این مدل، نمایش زنجیره ای از فرماندهی و روابط بین افراد در سطوح مختلف است.
مثالی که چارت سازمانی سلسله مراتبی را به طور واضح به شما نشان دهد، می تواند یک شرکت تولیدی باشد که در آن تولید یک محصول خاص مدیریت می شود. در این چارت سلسله مراتب از بالا به پایین عبارتد از:
- مدیر عامل
- مدیر تولید
- مهندس ناظر
- سرپرست شیفت
- کارگران خط تولید
چارت سازمانی افقی
در چارت مسطح همگی افراد در یک سطح یا چند سطح در کنار هم قرار می گیرند. در این مدل، ارتباطات بین افراد به شکل افقی صورت می گیرد و از سلسله مراتب عمودی خبری نیست. در این ساختار سازمانی، کارکنان استقلال بیش تری دارند تا با اختیار وظایف خود را انجام دهند؛ به همین دلیل افراد می توانند ایده ها و نظرات خود را در بستر مناسبی بیان نمایند.
در یک شرکت نرم افزاری که برای مدیریت تیم خود از ساختار سازمانی افقی استفاده می کند، چارت سازمانی به شکل زیر است:
- مدیر عامل
- توسعه دهندگان
- تست کنندگان
- طراحان
- کارشناسان پشتیبانی
چارت سازمانی وظیفه ای
در این مدل از چارت سازمانی، هر فرد به مقام بالاتر باید گزارش دهد و وظایف و مسئولیت های مشخصی را بر عهده دارد. با این حساب، فعالیت های خود را تنها به یک مافوق مستقیم گزارش می دهد، در این مسیر از چندین منبع گزارش دریافت نمی کند.
سطوح بالای مدیریتی قدرت بیش تری دارند و هر چه به پایین می رویم از استقلال افراد کاسته می شود. البته مشخص بودن وظایف در این چارت سازمانی، باعث می شود تا هر فرد احساس مسئولیت بیش تری در رابطه با انجام وظایف خود داشته باشد.
چارت سازمانی خطی
چارت سازمانی خطی یکی از ساده ترین مدل های سازمانی است که هر بخش از آن تحت نظارت مدیر قرار می گیرد. سادگی در تعریف سلسله مراتب و وظایف در این نوع نمودار باعث می شود تا کارمندان نیز انگیزه بیش تری برای انجام وظایف داشته باشند. هر فرد در این ساختار، مستقل عمل می کند. چارت خطی از این جهت که ارتباطات موثری بین افراد برقرار می کند، بسیار معروف شده است.
شرکتی که در زمینه لوازم التحریر فعالیت می کند و از ساختار خطی در جهت مدیریت فرآیندهای خود بهره می برد دارای نموداری به شرح زیر است:
- مدیر عامل
- معاون تولید
- مدیر بخش تولید
- سرپرست شیفت صبح
- کارگر خط تولید
- سرپرست شیفت عصر
- معاون فروش
- مدیر بخش فروش
- نماینده فروش
چارت سازمانی چه تفاوتی با ساختار سازمانی دارد؟
چارت سازمانی و ساختار سازمانی دو اصطلاح متفاوت هستند که اغلب به جای یکدیگر استفاده می شوند. اما در واقع هر دو کارکرد و عملکرد خاصی دارند. چارت سازمانی نموداری گرافیکی است که سلسله مراتب و عناوین شغلی را در یک سازمان نشان می دهد و در این نمودار، افراد در قالب کادرها یا بلوک هایی نمایش داده می شوند و ارتباط بین آن ها از طریق خطوط و فلش ها مشخص می شود، این در حالی است که در چارت سازمانی این گونه نیست. چارت سازمانی نوعی ابزار است تا به درکی از سلسله مراتب سازمانی و وظایف کلی هر فرد برسید.
چارچوب ساختار سازمانی، عمیق تر و بنیادی تر است. در این ساختار تقسیم وظایف انجام می شود و هر فرد دقیقا می داند چه وظیفه ای دارد. به طور کلی، تفاوت های بین چارت و ساختار سازمانی به شرح زیر هستند:
- تمرکز نمودار سازمانی بر افراد و عناوین شغلی آن ها است، در حالی که در ساختار سازمانی تنها بر فعالیت ها و وظایف تمرکز می شود.
- نمودار سازمانی نمای سطحی از سلسله مراتب را نمایش می دهد، اما ساختار سازمانی به صورت جزیی به نحوه انجام وظایف، جریان اطلاعات و اتخاذ تصمیمات می پردازد.
- نمودار سازمانی غالبا به طور مداوم به روزرسانی نمی شود، در صورتی که ساختار سازمانی پویا است و با توجه به نیازها و شرایط جدید تغییر می کند.
- چارت سازمانی سعی می کند تا تصویری جامع از سلسله مراتب و عناوین شغلی به دست آورد، اما ساختار سازمانی به دنبال آن است تا چارچوبی کارآمد و اثربخش برای انجام فعالیت ها و دستیابی به اهداف ایجاد کند.
چگونه یک چارت سازمانی مناسب با کسب و کار خود طراحی کنیم؟
شاید عموم افراد این گونه تصور کنند که یک ساختار ساده برای تمامی کسب وکارها قابل استفاده است، در صورتی که هر پروژه ای به ساختار جداگانه ای که با ابعاد، اهداف و استراتژی های سازمان متناسب باشد، نیازمند است. برای اینکار، نرم افزارهای متعددی وجود دارد که به شما کمک می کنند تا بتوانید چارتی حرفه ای بسازید. این نرم افزارها امکانات و قابلیت هایی مانند اضافه کردن تصاویر و توضیحات را نیز دارند. در ادامه با هر کدام از آن ها آشنا می شوید.
نرم افزار visio
این نرم افزار یکی از اعضای خانواده آفیس از شرکت مایکروسافت است که برای ترسیم انواع نمودارها از جمله نمودارهای سازمانی استفاده می شود. با استفاده از نرم افزار visio به سادگی می توانید ساختار سازمانی کسب وکار خود را طراحی کرده و سلسله مراتب را در آن مشخص کنید. این نرم افزار می تواند در کنار پرسشنامه عملکرد سازمانی نیز استفاده شود. با استفاده از این پرسشنامه، می توانید به سیستم بهتر و جامع تری برای این که عملکرد و کارایی سازمان خود را بسنجید، دست پیدا کنید. به طور کلی، با دو روش می توان چارت سازمانی با Visio ترسیم کرد که عبارتد از:
- ترسیم نمودار از پایه: بعد از اجرای نرم افزار، به قسمت General رفته و روی گزینه Basic Diagram، کلیک کنید. با استفاده از اشکال مختلف می توانید چارت را ترسیم کنید.
- استفاده از قالب های آماده: Visio از قالب های آماده برای نمودارهای سازمانی استفاده می کند که باعث صرفه جویی در زمان و effort می شود.
نرم افزار اکسل
برای ترسیم نمودار با استفاده از نرم افزار اکسل، ابتدا باید صفحه جدیدی را باز کنید. از تب Insert، گروه Illustrations و ابزار Shapes را انتخاب کنید. از بین اشکالی که می آید، کادرRectangle را انتخاب نمایید.
متن مربوطه را در کادر وارد کنید و سپس با استفاده از ابزار Line از گروه Shapes کادرها را به یکدیگر وصل کنید.
نرم افزار Edraw OrgCharting
با استفاده از این نرم افزار می توانید چارت های سلسله مراتبی، ماتریسی، دایره ای، عمودی و افقی را ترسیم کنید. این نرم افزار قالب های آماده را هم در اختیار شما می گذارد تا لازم نباشد، زمان زیادی را صرف ترسیم نمودارها بگذارید.
سخن پایانی
فرقی نمی کند، سازمان شما کوچک یا بزرگ است، در هر حال برای این که بهتر بتوانید آن را مدیریت کنید به چارت سازمانی نیاز دارید. در این مقاله دانستید که چارت سازمانی چیست؟ با ترسیم این نمودار، کارایی و بهره وری سازمان خود را بالا می برید و به این ترتیب موفقیت کسب وکار شما قطعی خواهد بود.
سوالات متداول
1. چارت سازمانی چیست و چه هدفی را دنبال می کند؟
نمایش گرافیکی از ساختار داخلی، سلسله مراتبی و روابط بین افراد، بخش ها و تیم های یک سازمان است که مدیریت سازمان و سلسله مراتب را بر عهده دارد.
2. چگونه چارت سازمانی طراحی کنیم؟
نرم افزارهای مختلفی برای طراحی چارت سازمانی وجود دارد. ساده ترین و راحت ترین آن ها استفاده از نرم افزار ورد است.